Tłumaczenie dokumentów urzędowych wymaga ściśle określonych umiejętności i dużej wiedzy z zakresu języka urzędowego, który charakteryzuje się szczególną formą i regułami.
W zakresie dokumentów urzędowych znaczącą część stanowią dokumenty administracyjne i prawne, korespondencja oficjalna oraz pisma handlowe.
Zanim powierzymy tłumaczenie dokumentów urzędowych warto się dobrze zastanowić komu zlecić tego rodzaju translację, ponieważ cechuje się ona sprecyzowanymi wymaganiami w zakresie przekładu tekstów urzędowych posiadających specyficzny styl, strukturę i frazeologię.
Aby zapewnić należyty przekład dokumentów urzędowych niezbędne jest zachowanie określonych zasad i reguł, do których zaliczają się między innymi:
dobór właściwych odpowiedników w tekście docelowym (ekwiwalenty),
dobór odpowiedniego stylu tekstu uwarunkowanego względami historycznymi, społecznymi i kulturowymi (styl funkcjonalny),
Teksty urzędowe charakteryzują się jednoznacznością. Jest to o tyle ważne, że nie mogą one powodować sytuacji, w której na bazie innej interpretacji dany dokument urzędowy zostanie inaczej zinterpretowany i podważony. Do głównych cech języka urzędowego zaliczają się:
dyrektywność,
szablonowość,
precyzyjność,
bezosobowość.
Dyrektywność oznacza zastosowanie w tekście urzędowym czasowników w formie ’’należy’’, ’’powinien’’ itp., także wyrazów potęgujących kategoryczność – np. ’’niezwłocznie’’, ’’bezwzględnie’’. Stosowane są również formuły dyrektywne typowe dla tekstów urzędowych, np. ’’jest zalecane’’, ’’jest zakazane’’. Szablonowość zapewniona jest przez użycie stałej formy tekstów urzędowych. Przykładowo każdy akt prawny musi zawierać akty, artykuły oraz paragrafy.
Precyzyjność zapewniona jest między innymi przez specjalistyczną terminologię (fachowe wyrażenia), niewystępowanie synonimii - w przypadku najmniejszej różnicy znaczeniowej należy ją dookreślić, aby np. dany akt prawny mógł być jednoznacznie zinterpretowany bez możliwości jego zaskarżenia.
Bezosobowość wyrażana jest między innymi przez bezosobowe formy czasownikowe (np. postanawia się, nakazuje się). Inne sposoby wyrażania bezosobowości to zastosowanie czasowników z końcówkami -to, -no, np. ’’ustalono’’, ’’zatwierdzono’’. W zakresie języka urzędowego wykonujemy:
